地方自治体が抱える共通課題
DXを進めても、効率化は進まない
地方自治体においては慢性的に人手不足が続き、制度改正などで業務がますます肥大化している中で、大量の業務をこなすために長時間労働を余儀なくされています。
そこで業務のDX（デジタル）化が求められていますが、DXが進んだ自治体でも手作業が減ることは無く、効率化にはつながっていません。
それは従来どおりの業務手順や様式を見直すことを怠っているからです。
今すぐできる効率化
まずは今ある環境で業務効率化
どんなにデジタル化が進んでもエクセルの作業はなくなりません。国の省庁などから求められる調査の様式が未だにエクセルであり、システム間のデータ連携はCSVだからです。
それならばエクセルを使いこなすことが業務効率化の第一歩ではないでしょうか。
しかし研修などで学べるエクセルのテクニックは実践で使えるとは限りません。必要なのは知識の向上ではなく、今やっている業務の課題意識です。
何に時間がかかっているのか、もっと早く作業が終わる方法がないのかと、日々考えることが重要なのです。
固定概念を捨てる
まず表はエクセル、文書はワードという固定概念は捨てましょう。アプリが異なるとデータの連携はコピー＆ペーストや埋め込み、差し込み印刷など余計な作業が増えるだけです。エクセルでも印刷やPDFの文書は作れますし、エクセルにすることで日付や名前など、複数の文書に反映したいデータを一括で編集できます。また日付から曜日を自動計算できますので、曜日間違いの差し替えなどミスの修正も減るはずです。
エクセルのスペックにスキルが追いついていない
エクセル2019以降のバージョンからスピル関数という種類の関数が使えるようになりました。この関数は一つのセルに計算式をいれると、該当する複数の値をすべて下のセルにはみ出すように表示してくれる、とても便利な関数です。ですがエクセルがバージョンアップしても今までのやり方をそのまま継承している人がほとんどです。中には拡張子が「ｘｌｓ」のまま使用しているデータもあり、2007年以前から業務のやり方が何も変わっていないことが見受けられます。いくらシステムの標準化を進めても、これではDXの恩恵は受けられません。
プロのコンサルタントにお任せください
actuarise株式会社 代表取締役
ITコーディネーター
＜経歴＞
15年間 パナソニックのグループ会社に勤務
5年間 デジタルアーツ株式会社に勤務
3年間 EMCジャパン株式会社に勤務
2013年 8月 actuarise株式会社を設立
2024年 6月 合同会社WLBC関西の役員に就任
実績
京都府与謝野町 業務改善アドバイザー（令和４年度）
岡山県早島町 業務改善アドバイザー（令和５年度）
厚生労働省・総務省テレワークマネージャー（令和６年度）
奈良県安堵町 DX推進支援員（令和６年度）
令和６年6月より奈良県安堵町様へ週1日のペースで訪問し、総合政策課で9時から17時まで（途中1時間休憩）勤務をしております。
各課から入力や集約・集計作業に時間がかかってしまう業務をヒアリングし、日常的な作業を効率化する支援を行っております。
またＩＴツール（主にエクセル）を使いこなすテクニックや、入力や集計がしやすくなる様式の見直しをレクチャーする研修も行っています。
その結果、徐々にではありますが日常的な課題が顕在化し、ちょっとした知識を得ただけで日々の作業時間が削減できるようになりました。
ほとんどの職員さんは日常的にパソコンに向き合って公務をしています。その仕事道具であるパソコンを使いこなすことが、DXを進めるもっと手前に必要なことだと、改めて認識している次第です。
講演・コンサル（研修）実績
・OSAKA仕事フィールド（大阪労働協会）様
・株式会社QTnet様
・株式会社STNet様
・日本ヒューレット・パッカード様
・日本生命保険相互会社様
・ピー・シー・エー株式会社様
・ハローワーク大阪東様
・株式会社BCN様
・奈良経済産業協会様
・福知山商工会議所様
・宮津商工会議所様
・バックオフィスDXPO大阪‘23様
・近畿総合通信局様
・香川県さぬき市様
・京都府精華町様
・奈良県様
・兵庫県様
・熊本市様
・京都府与謝野町様
・岡山県早島町様
・奈良県安堵町様
メディア出演
・部下の仕事、見える化でノー残業 社長自ら副業 （日経新聞）
・ひとりが複数の場で活躍できる社会に（大阪産業創造館）
・成果が出るテレワーク、出ないテレワークの違いとは
NTT西日本様
NTTドコモ様
NTTコミュニケーションズ様
NTT東日本様
・かんさい情報ネット ten.（読売テレビ）
進む！働き方新時代 社長自ら副業
・報道ランナー（関西テレビ）
増える「副業OK」の企業 働き方は？ 企業の狙いとは？
・近代中小企業「kinchu」 2019年5月号（No,705）
“副業解禁”はチャンス 人生100年時代を副業で乗り切る
・鋼構造ジャーナル（第1919号）
残業削減は生産性向上で ディスカッションで理解深める
支援メニュー
研修
〈集合研修〉
- 人員不足が今後も解消しない理由
- 労働時間・生産性を諸外国と比較
- ここが変だよ！行政職員の働き方
- 紙（押印）文化がデジタル化を阻む
- 今すぐできる業務効率化を考える
- DXをする前に仕事の断捨離をしよう
など
コンサルティング
特定の課を対象に課題解決を具体的に支援
〈グループワークや個別面談〉
- 業務内容の洗い出し
- 時期による繁閑の把握
- 業務フロー図の作成
- ムダや非効率な作業の削減
- 紙に依存する業務の改善
- ＤＸの苦手意識を解消
- エクセルなどPC操作テクニック向上
- 異動時の引き継ぎ不備の削減
など
支援の事例
作業時間削減
- 家庭児童女性相談の記録と集計作業 １００時間削減 （年間）
- 高額介護合算医療費事務 2550分削減 （年１回）
その他の改善
- 厚生労働省へ児童虐待件数等の報告 書類不備リストから返戻文書を半自動作成
- 寄付（ふるさと納税）事務 書類不備の返礼文書半自動作成
- 時間外勤務の累計計算表をCSVファイルから自動集計
- 健康診断管理表をCSVファイルから自動作成
- 頻出質問のQ&A集の作成と庁内イントラでの公開
- 答弁書提案理由原稿のチェックシート
- 出産応援金の支援台帳の入力改善
- 個別避難計画の作成時間削減
- 決算統計の課別入力シート作成効率化
- エクセルからタックシールを1枚ずつ印刷するテンプレート作成
- 複合機からのダイレクトFAX送信の手順書作成
- ロゴフォームから予約者リストの自動作成
H町様の事例
令和５年度の業務改善活動
データの書式を見直すなど、身近な業務の改善を積み重ねました。
職員の皆さんの意識を変える掲示物を８種類用意しました。
業務改善セミナーを実施したところ全職員の約半数が参加されました。
作業時間を短くした上で、ミスも減らせました。
５ヶ月間で職員の皆さんの意識が変わりました。
業務改善が進んだことで残業も減りました。
業務改善に取り組んだ職員の皆さんの感想です。
ワークコアタイム
業務に集中できる時間や場所をつくる
繁忙期における業務や高度な知識や経験に基づく判断を要する業務等集中して取り組まなければならない業務をより効率的に行うため、自席にプラカードを掲示して電話の取次ぎや他案件の業務を受けることなく集中して業務を行う。
支援の具体的な方法
現状の課題をヒアリング
まず職員へのヒアリングを行い現状の課題を抽出するのですが、グループワークでは他の職員を意識して本音を聞き出せない可能性もあります。そこで簡単な質問を用意してクイズ番組のように○か✕かを直感で回答する形式をとりますと、短時間で職場の課題を概ね把握することができます。
（以下は実際にS市で使用した質問です）
業務の洗い出し（棚卸し）
ムダな作業や非効率な業務、過剰品質を見つけ出すには、まず業務の洗い出し（棚卸し）を実施して定量化してみることです。作業ごとにストップウォッチで計測した事例もありますが、そこまで正確に計測しなくても、大凡の所要時間を日々のタスク管理や、所定のエクセルシートを使って数値化できれば、何にどれだけの時間がかかっているかを把握することができます。
（以下は実際にS市やK市で使用した書式です）
タスクシート（備忘録）
タスクシート（予実管理）
業務棚卸しシート
業務の流れを整理
行政職員は定期的に異動があるにも関わらず、日頃から業務フローや手順が属人化しているので、引き継ぎが機能しておらず年度替わりに業務が滞ってしまいます。そうならないように閑散期に業務フロー図を作っておくことをオススメしています。しっかりとしたマニュアルを作成するよりは手間がかからないので着手しやすく、作成段階でムダや非効率に気づくこともあるので、業務改善には効果的な手法です。
（以下は実際に某市で作成した業務フロー図の清書です）
有害鳥獣捕獲等