クラウドサービス / actuarise

社員間のメールが多くなる

職場で指示や依頼が口頭で行われている場合、テレワークにすると口頭での確認ができなくなるのでメールの回数が増えてしまいます。それを解決するにはクラウドサービスの利用が欠かせません。データの保存場所をオフィスからクラウドに移動させ、自宅からもアクセスできるようにすることです。

課題解決策

クラウドサービス

自宅からでもアクセスできる環境の構築

エクセルやメール中心の業務から脱却

業務にエクセルを多用している場合は、テレワークをしている社員とエクセルファイルを添付したメールを頻繁に送受信しないといけなくなります。そうなるとエクセルデータのバージョン管理が煩雑になって業務効率が下がってしまいますので、そうならないように「クラウドサービス」の利用をオススメします。バージョン管理ができるサービスを利用すると、どれが最新の情報なのかがわかりやすくなります。

スケジュールの共有

テレワークをするにはスケジュールの共有は必須です。オフィスではホワイトボードの行き先に会議室名を書いておけば会議中であることがわかりますが、テレワークで働いている社員は今なにをしているのかが把握できません。
テレワーク導入を機にホワイトボードでの行き先管理をやめて、クラウドでスケジュールの共有を始めてみましょう。

業務全般をIT化してルールを決める

テレワークで生産性を下げないようにするには、日常の業務を見直す必要がありますが、それはテレワークを利用しないオフィスで働く人にとってもメリットがあります。データの一元化や業務フローの電子化、ペーパレス化によって効率が上がり、社内のコミュニケーションをIT化することで、仕事のノウハウがデータとして蓄積されていきます。簡単な例でいうとフォルダやファイル名の付け方のルールを決めるだけでもかなり効率は上がるはずです。テレワークの為だけに考えるのではなく、オフィスワークも含めて業務効率化を検討してみてください。