コミュニケーションツール / actuarise

社員間で連携が取りづらい

テレワークは離れた場所で働いているので他のメンバーとの連携が取りづらくなることが欠点ですが、コミュニケーションツールを活用することで欠点を補うことができます。ただしツールによって適した業務が異なり、使い方を間違えると業務効率が下がりますので注意が必要です。

課題解決策

コミュニケーションツール

適正なツールの選択と活用

顔を合わせて画面の共有ができるWeb会議

Web会議は顔を見ながら話せますし、自分のパソコン画面を見せることもできるのでテレワーク中の会議でよく利用されていますが、メンバーを集めて話さないといけない内容なのかをよく考えて会議を招集しましょう。議論の必要がないならパソコン画面をメールやチャットに添付して送ればすむことです。Web会議をしているとテレワークで働いているという実感がありますが、そもそも会議をする必要があるのか、正しく判断する必要があります。

短い文で会話するチャット

ビジネスチャットは短い文でやりとりできるのでテレワークに欠かせないツールでが会話が盛り上がって気がつけば何時間も続くことがあります。集まって話せばすぐに結論が出る内容ならWeb会議を開きましょう。グループチャットの場合は2人の会話が全員に通知されてしまい、作業中の手が止まって業務効率が下がりますし、会話が長くなると過去のコメントを見つけるためにスクロールを繰り返さないといけないデメリットもありますので注意が必要です。

連携プレーは相手の状況を把握することが重要

オフィスにいれば、同僚や上司、部下が忙しそうにしている状況がわかりますので「私が代わりにやりましょう」と声をかけることができますが、離れて働いていると相手の状況を把握することが難しくなります。忙しい人に急ぎの仕事を依頼してしまわないように、業務フローを電子化してタスクごとのステータスをメンバー全員が共有できるようにしましょう。