テレワークを導入したいけど課題が多くてお困りのかたへ

会社に来ないと仕事できませんか?

部下が目の前にいないと
アレコレ指示をすることができない

  

仕事をさぼっている
かもしれないので心配

 

仕事のアウトプットで管理していきましょう

パソコンに向かって操作をしているからといって、真面目に仕事をしているとは限りませんし、疑いだすとキリがありません。

目の前で仕事をしているからサボっていない、目の前にいないとサボっているかもしれないという考えはやめて、仕事の成果(アウトプット)で評価していくべきです。

どこで働いていても今日どんな仕事をしたのかを共有して、仕事の振り返りをすることは重要なことです。

ワークスタイル変革が今後求められてきます

今後ますます労働力人口が減少していきますので、慢性的な人手不足に陥ります。育児や介護をしながらでも働き続けられるようにすることや、災害やパンデミックに備えた事業継続の為の、テレワーク(在宅勤務)という新しいワークスタイルが求められています。

テレワークの必要性は理解できるけれど、中小企業では導入が難しいと感じられているのではないでしょうか。テレワークを導入しない理由で最も多いのは「テレワークに適した仕事がない」ということです。

ですが本当に職場でないとできない仕事ばかりでしょうか?

まずは現状分析してみましょう

まず現状の業務を洗い出して、社外でも可能な仕事がないか分析してみましょう。今は職場でしかできない仕事の中にも、ITを活用すれば可能になる仕事もあるはずです。

ですが忙しくしている社員に、調査のために時間を割いてもらうのは難しいかもしれません。

手間をかけずに日常的に使えるツールから情報を収集できるようにする必要があります。

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業務分析ツールチームToDo

テレワーク導入に役立つITツール「チームToDo」

チームToDoの主な機能

ToDo

 

スケジュール

 

チャット

ファイル

勤怠管理

2分でわかるチームToDo
 
2分でわかるチームToDo
 

チームToDoの便利な機能

 スケジュールとToDoにタグを付ける

チームToDoにはタグという荷札のような機能があり、スケジュールとToDoにタグを付けることができます。

 タグで検索する

 チームToDoは期間やタグなどの条件でスケジュールとToDoを検索することができます。抽出されたスケジュールとToDoはCSV形式で出力できますのでExcelで集計ができます。

業務の現状分析

 タグで仕事を3つに分類する

チームToDoのタグ機能を使ってテレワークができる業務と、できない業務にそれぞれのタグを付けていけば、メンバー全員の業務が洗い出せます。厚生労働省のガイドブックでは以下の3つに分類することを推奨しています。 
 

 

チームToDoでの操作画面

タグの入力欄でプルダウンから選択する

導入のポイント

抵抗勢力を納得させる


このようにテレワークの導入を進めようとすると管理業務が増えてしまいますので、面倒だと言って抵抗する人がいるかもしれません。
 
チームでスケジュールを共有する仕組みがあるのに入力してくれない人が、ToDoまで入力してくれるでしょうか?

テレワークには日報が必須

 
テレワークでは勤務中に行った仕事の成果がより求められるようになりますので、日報は重要なアイテムになります。
 
日報を出すようにすれば、部下がどんな仕事をしたのかを上司は把握することができますし、本人も仕事の振り返りができます。
 
 まず、テレワークには日報の提出が必須になることや、上司が日報を日々チェックすることを納得させることがとても重要です。

ToDoとスケジュールから自動で日報を作る

チームToDoにはやり終えたToDoやスケジュールを日ごとにリストで表示する機能がありますので、これを日報として使うことをオススメしています。日報を書くのは面倒ですが、ToDoやスケジュールに入力しておくだけで、自動的に日報になるので入力は1回で済みます。

感謝を見える化する「Thank youポイント」

 チームToDoには「Thank youポイント」という機能があります。やってもらった仕事に対して5段階のポイントを贈る機能です。これを使えば「感謝の見える化」ができます。依頼された仕事をやり終える度にポイントがもらえる仕組みなので、離れた場所で働くメンバーが相互に感謝を贈り合うためにもToDoの入力が必要になります。

 

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