タスク管理導入支援サービス

あなたのチームはタスク管理やToDoの共有をしていますか?

スケジュールのみ共有
タスクまでは共有していない 

  

プロジェクトのみ共有
個人のタスクは個人まかせ 

 

一部のメンバーのみ共有
入力してくれない人がいる 

 

日本人はタスク管理をしないから生産性が低い

ToDoの利用率
生産性のグラフ

タスクを共有しないと困る

タスクを共有していないことで困っていることはありますか。(n=142) 

 

<同僚や上司のタスク管理不足で困ったこと>

  • キャパオーバーしてる方への配慮がされておらず、業務が特定の人に偏る
  • 他の人の忙しさが見えず、コミュニケーションが取りづらい
  • 依頼頼したことを忘れられること
  • こちらから確認しないと進捗が分からず、計画の後ろ倒しが発生してしまった
 
『アジャイルウェア』調べ

約半数がテレワークでタスク管理が難しくなった

テレワークになったことで、部署・チーム内でのタスク管理は難しくなったと思いますか。(n=209)
 

難しくなった理由

  • 普段であれば、少し聞くだけで終わることが、メールなどでいちいち確認しなければならず、時間がかかった
  • 声かけで気軽にリマインドすることができなくなった
  • 隣にいない分、自分の仕事量やスケジュールが見えづらく、理解してもらえてるか不安
  • 虚偽報告が増えた
  『アジャイルウェア』調べ

職場でタスク管理に課題があれば
タスク管理導入支援サービスがオススメ

タスク管理導入支援サービス

タスク管理研修

タスク管理の重要性を学ぶ

対象者全員の研修と管理職研修

チームでタスク管理(共有)するにはメンバー全員の協力と管理職のマネジメントが必須ですので、管理職を含めたメンバー全員にタスク管理の重要性を理解して頂く研修を行い、管理職には別で管理手法を学ぶ研修を受講して頂きます。
もしかするとメンバーの中には協力してくれない抵抗勢力がいるかもしれませんので、その対処法もアドバイスします。
 このタスク管理研修の第一歩は、メンバー全員がタスク管理に取り組む、意識と体制を作ることです。

タスク管理ツール「チームToDo」を活用

「チームToDo」 は弊社が開発しましたクラウドのタスク管理ツールで、これまでのタスク管理の課題を解決できる機能がいくつも実装されています。
ただツールを導入しただけでは課題は解決しませんので、活用方法をルール化し管理職が日々メンバーのタスクの確認やフィードバックを行うことが重要です。
タスク管理研修では、このチームToDoを使ってタスク管理を習慣(ルーティーンに)することを目的としています。

タスク管理を定着させる4つのポイント

 仕事を細かく分解する

WBS(Work Breakdown Structure)

タスク管理は「今週中に企画書を作る」のように仕事を大ぐくりで見ないで、企画書作成に必要な要素に分解する能力が求められます。タスクに分解する管理手法はWBS(Work Breakdown Structure)と呼ばれていて、タスク分解のことをステーキを食べるようだと表現する人もいます。大きな肉の塊をナイフで一口大に切って一つずつ消化していくことと同じだからです。
 
このタスク管理研修では管理職がこまめにチェックしてフィードバックするなど、タスク分解が苦手なメンバーへの日々の指導方法をレクチャーします。

 仕事の優先順位をつける

アイビー・リーの25,000ドルのアイデア

1900年の始め頃に経営コンサルタントのアイビー・リー氏が当時アメリカ最大の鉄鋼会社に「会社の能率を50%以上改善できる方法」を提案しました。
それは日ごとに6段階にタスクの優先順位をつけて1から順番に作業を進めるという、ごく単純なものでしたが、この方法を実践することにより同社は大きく生産性を向上させ、アイビー・リーは25,000ドル(現在の価値にして約4400万円)という破格の報酬を得ました。
 
このタスク管理研修では、終業時に翌日のタスクを入力し6段階に優先順位をつける習慣を定着させます。

画像引用 Wikipedia

 仕事の所要時間を把握する

ピーター・ドラッカーの時間管理術

マネジメントの祖といわれるピーター・ドラッカーは著書「経営の条件」などで時間管理手法について「時間を記録する」「時間を整理する」「時間をまとめる」の3つのステップで管理することを提唱しています。つまりタスクごとに時間を計測してどれだけの時間を要しているかを数値化し、仕事の断捨離を行い、まとまった時間には多くの時間がかかるタスクを優先するということです。
 
このタスク管理研修では、タスクごとの時間を計測し、まとまった時間にするタスクとスキマ時間にできるタスクを区別する習慣をつけて頂きます。

 仕事の期限を守る

デッドライン経営とデッドラインボード

元トリンプ・インターナショナル・ジャパン社長の吉越浩一郎氏は「すべての仕事に期限」を社員に義務付け、残業ゼロで会社を19期連続増収増益に導いた人物として有名です。またその手法を取り入れた、良品計画は「デッドラインボード」という手法を用いてV字回復を果たしました。いずれも管理職が部下のタスクと期限を把握して遅滞なきようマネジメントした結果です。
 
このタスク管理研修では、すべてのタスクに期限を設定し、期限を守らないルーズな働き方を許さない職場風土を作っていきます。

この4つのポイントを専用ツール「チームToDo」を使って実践します

 

 講師

 

actuarise株式会社 代表取締役 三島浩一

 

ワークライフバランスコンサルタント
総務省テレワークマネージャー
テレワークICT協議会 会長
ITコーディネーター

著書 業務効率を格段にあげる「チームToDo」という発想

  
      
  
【コラム】社会保険労務士 河村文宏先生
生産性の高い社員のスキルを属人化せずチームの資産へと変え、生産性が伸び悩んでいる社員を上司やチームが支援する。また、上司はチーム全体の状況を俯瞰し、必要な支援や評価を行っていく。そして、生産性に対する意識改革を継続させる上で、この「チーム ToDo」はよく考えられたツールだと思います。(本文より) 
 

 

実績

講演・研修実績

・OSAKA仕事フィールド(大阪労働協会)様
・株式会社QTnet様
株式会社STNet様
・日本ヒューレット・パッカード様
・日本生命保険相互会社様
・ピー・シー・エー株式会社様
・香川県さぬき市様
・ハローワーク大阪東様
・株式会社BCN様
・奈良経済産業協会様
・福知山商工会議所様
・宮津商工会議所様
・近畿総合通信局様
・京都府精華町様
・奈良県様
・兵庫県様

メディア出演

部下の仕事、見える化でノー残業 社長自ら副業 (日経新聞)
 
ひとりが複数の場で活躍できる社会に(大阪産業創造館)
 
・成果が出るテレワーク、出ないテレワークの違いとは
  NTT西日本様
  NTTドコモ様
  NTTコミュニケーションズ様
  NTT東日本様
 
・かんさい情報ネット ten.(読売テレビ)
  進む!働き方新時代 社長自ら副業
 
・報道ランナー(関西テレビ)
  増える「副業OK」の企業 働き方は? 企業の狙いとは?
 
・近代中小企業「kinchu」 2019年5月号(No,705)
  “副業解禁”はチャンス 人生100年時代を副業で乗り切る
 
・鋼構造ジャーナル(第1919号)
  残業削減は生産性向上で ディスカッションで理解深める

タスク管理ツール「チームToDo」

チームToDoの特徴

ToDoを完了させると自動で日報に反映

チームToDoではタスクを完了させると自動で日報に反映されるので、管理職は日報で日々のタスク管理ができているかを確認することができます。「今週中に企画書を作る」といった大きな単位のタスクでは完了した日にしか企画書に関する作業をしていないことになりますので、おのずと小さい単位のタスクに分解する習慣がつきます。

 

6段階の優先順位とメール通知

チームToDoに登録したタスクは期限が近い順に表示されますが、同じ日時が期限のタスクでも優先順位を設定することで並ぶ順番を変えることができます。また終業時に翌日のタスクを入力しておくと翌朝にその日のタスクがメールで通知され、送信先に管理職のメールアドレスを追加しておくことで、管理職はその日のメンバー全員のタスクをメールで把握することができます。

 

 ストップウォッチで時間計測

チームToDoはタスクにかかった時間をストップウォッチで計測するすることができます。途中で一時停止することもできますので、作業に中断が発生しても大丈夫です。計測した時間はToDoを完了する際に実績時間として記録されます。完了したToDoをコピーして新規登録する際に、前回の実績時間を予測時間に反映できるので、より正確な時間見積が行えます。

 

厳格な期限管理

チームToDoに登録するタスクには全て期限が日時で設定されます。この期限を意識して、間に合わせようと努力することで、チーム全体の仕事のスピードが速くなる効果が期待できます。
仕事を依頼された人はToDoの期限を変更することができません。依頼した人は延期することができますが、早めることはできません。
日常的に期限を守れない人を見つけ出す機能もあります。

 

その他の機能

 

仕事を依頼した相手に届く自動リマインド
仕事を依頼する相手が今日帰れる時間がわかる
プロジェクト全体の進捗がわかるガントチャート
OutlookやGoogleのカレンダーにスケジュールをエクスポート

 

サービス料金

タスク管理導入支援サービスの料金は、基本料金にオプション料金を加えた金額になります。ご希望の条件をお聞かせ頂ければ、見積させて頂きますので、以下のフォームよりお問い合わせください。

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